A preocupação diária de um gestor está na capacidade de administrar o fluxo de produção de informações estratégicas para o êxito empresarial. Nesta mesma linha de atuação, o gestor das questões fiscais e tributárias de uma organização precisa estabelecer parâmetros para a administração estratégica de informações fiscais. Mas na verdade toda essa ação atende à necessidade do fisco de realizar o controle fiscal para a arrecadação plena. A quantidade de exigências que as empresas devem cumprir alimenta um sistema moroso de trabalho que só interfere na competitividade do negócio, além de gerar altos custos. Reduzir o impacto fiscal sobre a estrutura financeira é um grande objetivo hoje do gestor.
No decorrer de minhas pesquisas, conversando com diversos dirigentes e acadêmicos, percebi que a questão fiscal deve ser tomada mais para uma linha estratégica, pois hoje se percebe que os problemas fiscais alimentam uma estrutura de custo inviável para qualquer processo. A empresa hoje está à mercê de ações adversas, como o caso de fiscalizações e autuações em relação aos fornecedores, muitos deles inaptos ou com problemas fiscais que podem inviabilizar qualquer processamento de créditos tributários. Nesse sentido, penso que a ação fiscal e tributária devam ter algumas direções básicas para o mínimo de resposta positiva ao gestor da organização. Assim, a constituição de dez mandamentos da inteligência fiscal é uma forma de apresentar alguns pontos básicos na perfeita gestão fiscal e de informações fiscais da organização. Os dez mandamentos são:
1. A transformação da questão fiscal-tributária da empresa em uma questão estratégica. O conhecimento da questão fiscal-tributária deve ser mote de reuniões estratégicas para análise e decisão.
2. A ampliação do conhecimento da situação fiscal da empresa para a sua alta direção. Isso porque, muitas vezes, percebemos que ela não tem conhecimento da situação fiscal, mas legalmente é a responsável direta por ela.
3. A criação de um sistema de monitoramento da situação fiscal da empresa. O controle apurado da situação fiscal determina o grau de qualidade e de redução do risco fiscal da organização. Este monitoramento serve para evitar autuações e fiscalizações constantes.
4. A situação fiscal regular é um conjunto de fatores que integram todo o escopo de informações fiscais - ou seja, a união das informações da sede, das filiais, dos sócios e diretores e das empresa coligadas e o controle das informações com fornecedores. Hoje o escopo de controle por parte do fisco é uma integração de informações que possam constituir um cenário de atuação. Problemas fiscais com essas linhas de integração geram, assim, autuações e possíveis fiscalizações, tanto que algumas empresas vêm sofrendo problemas em relação aos fornecedores inaptos, inclusive com glosagem de créditos.
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A empresa hoje está à mercê de ações adversas como fiscalizações e autuações em relação aos fornecedores
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5. A criação de uma escala de prioridades para a manutenção da situação regular e para a necessidade de certidões. Percebo constantemente nas empresas a necessidade de certidões negativas e o desespero para obtê-las. A empresa não consegue obter uma certidão negativa por falta de controle da situação e, ao mesmo tempo, por não acompanhar os diversos problemas, processos, débitos e autuações de forma regular, o que gera impedimentos.
6. O desenvolvimento de estratégias fiscais e tributárias com domínio total do conhecimento da situação fiscal, com informações reais do ponto de vista do fisco e cuidados com o desenvolvimento de teses e planejamentos tributários. Muitas vezes acompanho departamentos jurídicos ou tributários desenvolvendo teses e planejamentos tributários sem entender os procedimentos operacionais da gestão fiscal.
7. Todo o contato com a repartição pública deve ser realizado por meio de pessoal especializado. Essa é outra questão importante. A empresa relega a questão de contato com o ente público através do office-boy, mas a questão tributária é de suma importância e depende de boa qualificação para atuação.
8. A informação prestada ao fisco deve ter um sistema de controle rigoroso, pois a mesma é o instrumento principal de fiscalização. A maioria das autuações e processos que as empresas sofrem deve-se a motivos de falhas nas declarações prestadas.
9. A checagem constante de pagamentos e processos para evitar duplicidades, autuações e impedimentos de certidões. É muito comum ouvir dos gestores que a empresa já pagou tributos em duplicidade ou pagou a maior e não consegue o devido reembolso. Isso é uma falha tremenda de controle da informação fiscal e pode, sim, gerar autuação por parte do fisco para verificações.
10. Todo contribuinte tem, de acordo com a Constituição Federal, o direito à informação, o direito à consulta e o direito à defesa. O direito fica qualitativo a partir do momento em que o contribuinte dominar a informação fiscal, produzindo informação de forma continua.
Os mandamentos citados servem para construir uma inteligência de gestão da situação fiscal e reduzir o impacto fiscal na estrutura financeira e competitiva da empresa.
Fábio Pereira Ribeiro é presidente da empresa Docs Inteligência Fiscal, autor do livro "Inteligência Fiscal na Controladoria" pela editora LCTE, coordenador do curso de administração da Unimonte e professor de pós-graduação da Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (Fecap)
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