Avalanche de E-Mails

Pesquisador cria regras para ajudar a administrar as mensagens virtuais.

Respeite o tempo do destinatário do e-mail
Como remetente, é sua a função de minimizar o tempo que o seu destinatário levará para responder o e-mail.

Concisão de lentidão
Compreenda quando um e-mail demora para chegar e não dá respostas detalhadas. Ninguém quer soar grosseiro, então não leve para o pessoal.

Clareza
Escreva o assunto do e-amail de maneira clara, se achar necessário, use marcações como “importante” ou “baixa prioridade”.

Evite perguntas abertas
Cuidado com e-mails longos finalizados com questões como: “O que você achou?” É melhor fazer perguntas simples e fácies de responder.

Corte suas respostas sem conteúdo
Você não precisa responder a todos os e-mails. Se seu e-mail é apenas um “legal” ou “está OK”, evite enviá-lo.

Diminua os rastros
O contexto é importante, mas você não precisa incluir todas as conversas anteriores no e-mail. Tente deixar só as mensagens mais relevantes. As três últimas bastam.

Evite arquivos em anexo
Não use elementos gráficos, como assinaturas que aparecem como arquivos em anexo nos e-mails. Também evite enviar textos com arquivos em anexos.

Seja claro quando não há necessidade de resposta
Se a mensagem que você está enviando não precisa ser respondida, seja claro. Finalize o e-mail com: “não é preciso responder”.

Cuidado com as cópias
Quando você adiciona uma pessoa em cópia em um e-mail, está multiplicando o tempo que a mensagem levará para ser respondida. Use a opção com cuidado.

Desconecte-se
Idealmente, quanto menos tempo gastarmos com e-mail, menos e-mails receberemos. Considere dosar o tempo dedicado a eles e tire uma folga nos finais de semana.