Saiba como se organizar e transforme sua vida pessoal e sua rotina de trabalho. Afinal, mais organização significa mais produtividade e menos estresse!
Não podemos mudar o fato de que o dia tem 24 horas, mas podemos aprender a distribuir nossas tarefas e aumentar nossa produtividade ao longo dessas horas. Também podemos nos organizar e planejar melhor, para não perdermos prazos, nem sermos devorados pela pressão e o estresse.
A organização parece um sonho distante para muitas pessoas. Elas se tornaram, gradativamente, as próprias vítimas de sua falta de disciplina e de capacidade de planejamento. Esse problema pode ocorrer em diferentes áreas.
Você pode, por exemplo, ser um ótimo aluno, mas ter um quarto completamente bagunçado, ou organizar muito bem o seu espaço de trabalho, mas não ter nenhum controle sob suas tarefas. Talvez você seja disciplinado em seu trabalho, mas não consiga manter nenhuma rotina de cuidados pessoais.
Seja qual for a área em que você precisa de ajuda, este artigo vai lhe mostrar como se organizar e trilhar um caminho com mais qualidade de vida. Você descobrirá como organizar seu dia, seu tempo e seu espaço, bem como as suas tarefas. Vamos lá?
Como organizar o seu dia: dicas para começar sua organização
Vamos começar aos poucos! Quais são as dicas indispensáveis sobre organização? Como dar início a este aprendizado sobre como organizar o seu dia e o seu tempo? Confira cinco passos essenciais, abaixo.
1. Analise o seu perfil
Algumas pessoas têm facilidade com programas e aplicativos digitais de organização, enquanto outras preferem ferramentas analógicas. Talvez o calendário do Google seja eficiente para você; talvez um grande quadro branco com um calendário em sua parede seja melhor. Tudo depende do seu perfil. Analise o que funciona melhor para você, inclusive a respeito de ferramentas e estratégias que pode usar para obrigar-se a seguir a organização planejada. Você pode ativar alarmes no celular como uma forma de se pressionar em relação a prazos e horários, por exemplo.
2. Crie um sistema de recompensas
À medida que você avançar em relação à organização, permita-se realizar algumas tarefas relaxantes, como escutar música ou fazer uma caminhada. Dessa forma, você se sentirá cada vez mais motivado(a) a permanecer dentro da rotina que estabeleceu. Nunca se esqueça de que é muito importante mesclar as atividades de lazer/relaxamento com as de trabalho ou estudo, para aumentar cada vez mais seu rendimento.
3. Planeje sempre o dia seguinte
Ao fim de cada dia, você pode preparar os materiais necessários para o dia seguinte, organizar o seu quarto e planejar o roteiro de atividades. Caso você tenha o costume de levar um lanche para o trabalho ou a faculdade, prepare-o com antecedência, para não se atrasar.
4. Aprenda a implementar hábitos
Ser uma pessoa mais organizada no dia a dia é uma questão de hábito, e todo mundo que já tentou implementar um novo hábito em sua vida, sabe que essa é uma tarefa desafiadora. Mas ela não é impossível! Há muitas formas de facilitar esse processo, como traçar planos e contar com a ajuda de aplicativos ou de outras pessoas. Clique aqui para conferir algumas dicas para que suas mudanças de hábitos se concretizem.
5. Organize seus pensamentos
Em vez de ficar com pensamentos repetitivos em sua mente, martelando sua cabeça com uma série de preocupações e obrigações, coloque tudo isso em um caderno, bloco de notas digital, programa de computador ou aplicativo móvel. Escreva o que você está pensando, o que tem mantido sua mente inquieta e, especialmente, todas aquelas coisas que o seu cérebro fica repetindo que você precisa fazer. Organizar-se internamente é importante para a sua organização externa. Por isso, considere também aderir à prática da meditação.
6. Seja persistente
No começo, você poderá ter dificuldades para seguir seu novo modo de organização. Entretanto, à medida que for se acostumando com ele, perceberá os impactos positivos na sua rotina e será mais fácil manter-se organizado.
Como organizar melhor o tempo
Para conseguir cumprir todas as suas responsabilidades diárias, é importante que você saiba como organizar melhor o tempo, contemplando o âmbito pessoal e profissional. Veja três formas de começar a fazer isso:
1. Descubra o que priorizar
Quando você tem muitas atividades para realizar ao mesmo tempo, é essencial que selecione as mais importantes. Assim, crie uma lista em ordem de prioridade e siga-a. Dessa forma, você conseguirá saber quanto tempo precisará para cumprir todas elas e, também, não esquecerá nenhuma.
2. Separe um tempo para você
Por maior que seja a quantidade de atividades que você precisa cumprir ao longo do dia, é importante que você dedique parte dele a si mesmo(a): para fazer o que realmente gosta e cuidar de si. Além disso, lembre-se de descansar e de reservar tempo de sono suficiente, para que você tenha energia o suficiente para cumprir as suas responsabilidades.
3. Registre todas as suas obrigações
Tenha um calendário atualizado com todos os seus compromissos e anote em uma agenda (digital ou impressa) as suas obrigações. Você também pode organizar em uma lista as suas tarefas, classificando-as conforme a prioridade ou outro aspecto.
Como organizar tarefas em uma lista
Para organizar tarefas de forma eficiente, é preciso criar uma lista com contexto. O contexto adiciona profundidade e significado a frases vagas como “Ler livro”, que acabam se acumulando e tornando a sua lista de tarefas uma bagunça, em vez de uma ferramenta útil de organização. Aqui vão quatro ideias de contexto para tornar sua lista mais eficiente:
1. Contexto baseado na sua energia disponível
Um contexto baseado em energia funciona bem porque nós sempre somos capazes de reconhecer quanta força temos disponível. Divida as suas tarefas em alta, média e baixa energia, de acordo com o quanto ela exige de você. Responder a um e-mail, por exemplo, exige níveis de energia diferentes do que terminar um trabalho ou se exercitar. Usar essa ferramenta permite que algumas atividades sejam feitas mesmo quando você não está no seu auge.
Cada um sabe o que é mais custoso quando o assunto é energia, mas a dica é atribuir o título de Alta Energia a coisas que exigem poder mental, Baixa Energia a afazeres rápidos e Energia Média a atividades que caiam no meio desse espectro. Quando estiver se sentindo bem, faça algo que exija bastante de você, só não se sabote fazendo algo leve, ou a técnica não funcionará.
O maior benefício desse tipo de organização é que quando você não estiver se sentindo bem, ainda conseguirá ter progresso em atividades menores, em vez de pegar uma lista longa e desistir de cansaço.
2. Contexto baseado no seu tempo disponível
Se você quer organizar seu tempo e suas tarefas em partes diferentes do dia, usar uma técnica de contexto por tempo na sua lista de tarefas é uma boa ideia. Esses contextos são especialmente úteis se você está construindo um negócio além do seu emprego, o que normalmente exige trabalho fora de horários convencionais.
Pense na sua caixa de entrada como exemplo. Você vai querer checar seus e-mails mais de uma vez por dia, então, procurar por “checar e-mail” não será tão efetivo quanto “checar e-mail da manhã”. Assim, você só precisará conferir os seus e-mails três vezes por dia (manhã, tarde e noite), ganhando tempo. Essa técnica também ajuda naqueles momentos em que você se sente perdido. É só conferir sua lista, olhar para a coluna certa e continuar o seu dia.
3. Contexto baseado nas suas prioridades
Conhecido como “Método Eisenhower”, esse método era usado pelo ex-presidente norte-americano Dwight Eisenhower. Ele consiste em separar as tarefas em quatro categorias:
1. Importante e urgente. Exemplo: incêndio.
2. Não importante, urgente. Exemplo: interrupções.
3. Importante, não urgente. Exemplo: ações planejadas para o futuro.
4. Não importante e não urgente. Exemplo: comprar uma blusa de que você gostou.
Essa técnica funciona porque permite que você decida rapidamente se a tarefa merece ou não sua atenção agora ou se sequer precisa ser feita. Assim, é possível ter uma noção melhor do que é importante e do que é urgente, e isso lhe permite completar sua lista de tarefas de forma mais equilibrada.
4. Contexto baseado na sua vida pessoal ou profissional
O item “lavar a louça” da sua lista de tarefas não é muito útil no escritório. Para ajudá-lo a focar nas tarefas certas, tente dividi-las por lugar. Por exemplo, tarefas ou projetos que são puramente para o trabalho podem ser tituladas como “trabalho”, e tarefas da vida pessoal como “vida”. Essa técnica é especialmente útil para quem trabalha em home office e freelancers, que podem facilmente se distrair com tarefas do lar.
Observe que usar combinações desses tipos de contexto pode ser ainda mais útil para a sua seleção específica de tarefas, portanto, não tenha medo de experimentar e descobrir o que funciona melhor para você.
Como se organizar no trabalho
Algumas pessoas têm dificuldade para lidar da maneira correta com suas tarefas e prazos no trabalho. Isso ocorre tanto com contratados em regime CLT, quanto com trabalhadores autônomos. Para que você evite esses problemas, veja dicas de como se organizar no trabalho e se tornar mais produtivo – além de menos estressado(a).
1. Crie uma rotina
Ter uma rotina programada é um passo essencial para se organizar no trabalho. Logo em seu primeiro dia, procure dividir o seu trabalho em turnos e iniciar um sistema com listas de tarefas, para que você se lembre de suas atividades principais e consiga realizá-las a tempo.
Se você tiver colegas de trabalho, busque saber como eles conduzem suas próprias rotinas, para que você possa programar a sua de maneira eficiente e de forma a se adequar aos métodos da empresa.
2. Use bem o seu e-mail – e o calendário
Planeje com qual frequência você verificará a sua caixa de entrada e responderá os seus e-mails. Não deixe que muitas mensagens se acumulem e marque os e-mails mais importantes.
Além disso, é bom lembrar que e-mails costumam ter calendários, nos quais você pode agendar uma reunião, por exemplo, e esperar que um aviso o lembre do horário desse compromisso. Por que não usar essa ferramenta tão útil? Você também tem a possibilidade de enviar um lembrete aos outros participantes do evento.
Já que você utiliza seu e-mail com frequência e, provavelmente, passa a maior parte do tempo de trabalho em frente ao computador, terá mais facilidade de organizar seus horários dessa maneira, certificando-se de que não se esquecerá de nenhum prazo ou atividade.
3. Divida suas tarefas em atividades menores – e com os colegas
Se você tiver uma tarefa muito grande para concluir, divida-a em tarefas menores, para facilitar o planejamento, o processo de trabalho e o cálculo do prazo. Se achar que não conseguirá terminá-la no prazo desejado, considere conversar com seus colegas de trabalho e, se houver a possibilidade, pedir ajuda com parte das atividades.
4. Automatize as partes desagradáveis
Procure encontrar softwares que possam facilitar a conclusão das tarefas mais desagradáveis. Assim, você ganha mais tempo para realizar o que você considera positivo no seu trabalho.
5. Organize seu espaço de trabalho
Seu espaço de trabalho deve deixar você confortável e estar organizado de uma maneira que suas tarefas possam ser realizadas com facilidade. Para isso, comece por se livrar de objetos desnecessários e deixe apenas o essencial para sua rotina no emprego. Depois, adquira o hábito de manter o espaço sempre arrumado.
Truques de organização de espaços
1. Cada coisa em seu lugar
Depois de separar aquilo que é realmente necessário e estabelecer suas prioridades para determinado espaço, é hora de organizar o que você possui. Seja qual for a área a ser arrumada, no escritório ou em casa, distribua os materiais em categorias e utilize um critério específico para armazenar cada uma no local mais apropriado.
2. Habitue-se à organização
Quem nunca ouviu a expressão “bagunça organizada”? Em muitos casos, as pessoas se acostumam com a desorganização e acabam convivendo com o problema como se ele não fosse, de fato, prejudicial. Para acabar com essa sensação, é preciso não só tornar a arrumação um hábito, mas também enxergar seus benefícios, como a diminuição do estresse.
3. Tenha um espaço para a bagunça
Após um dia cansativo de trabalho, é perfeitamente normal não querer lidar com a bagunça e ansiar pelo descanso. Por isso, é interessante ter um local “reservado” para a bagunça, por exemplo, uma gaveta ou caixa. Assim, em vez de organizar sua mesa do escritório todos os dias, basta deixar tudo no local pré-estipulado e guardar os objetos em seus devidos locais no final de semana.
4. Livre-se do que não for útil
A ideia é simples: quanto menos coisas você tiver, mais fácil será se organizar. Por isso, faça uma limpeza em locais sempre esquecidos nas arrumações, como estantes, pastas de documentos antigos e guarda-roupas. Lembre-se que muitos desses objetos podem ser reciclados para tornarem-se úteis novamente ou até mesmo vendidos em brechós, o que também lhe trará um benefício financeiro.
5. Reduza suas compras
Muitas pessoas usam as compras como passatempo e acabam adquirindo coisas novas sem motivo nenhum. Escolha as prioridades para o seu dinheiro, como uma poupança para viagem ou investimento, e não deixe que objetos desnecessários tomem o lugar do que é realmente importante.
6. Pare de utilizar papel
Pode demorar um pouco para se acostumar com esta dica, especialmente se você for do tipo de pessoa que gosta de pequenos bilhetinhos para cada anotação importante. No entanto, parar de utilizar papel é uma ótima ideia, não apenas para sua organização, mas também para a sustentabilidade do planeta. Você pode substituir o papel por ferramentas digitais, como aplicativos de celular, por exemplo.
7. Adote os métodos que forem melhores para você
Por mais que existam milhares de dicas de organização, adotar todas não necessariamente será uma atitude produtiva. O ideal é que você teste vários métodos e escolha aqueles que mais se adequem à sua rotina. Assim, você se sentirá mais confortável e as técnicas irão, de fato, ser eficazes.
Como se organizar na vida pessoal e profissional?
Veja como você pode se organizar melhor e seguir um caminho de mais produtividade, eficiência e qualidade de vida.
Comece pelo básico
• Analise o seu perfil: descubra o que vai funcionar para você.
• Crie um sistema de recompensas para conseguir manter a rotina.
• Planeje sempre o seu dia seguinte.
• Aprenda a implementar e mudar hábitos.
• Organize os seus pensamentos: comece por organizar a sua mente.
• Seja persistente: aceite que falhar é algo normal, mas não desista.
Organize melhor o seu tempo
• Descubra quais são realmente as suas prioridades.
• Separe um tempo para você.
• Registre todas as suas obrigações.
Aprenda a organizar tarefas em uma lista
Organize as suas tarefas de acordo com o contexto:
• Contexto baseado na energia disponível: o quanto cada tarefa exige de você?
• Contexto baseado no tempo disponível: quanto tempo você precisaria para efetuar cada tarefa? Quanto tempo você tem disponível agora?
• Contexto baseado nas suas prioridades: o que é importante? O que é urgente?
• Contexto baseado na sua vida pessoal ou profissional: quais tarefas são relacionadas ao seu trabalho e quais têm a ver com sua vida pessoal?
Organize-se no trabalho
Seja na empresa, seja em casa, veja 5 dicas para organizar sua vida profissional:
1. Crie uma rotina.
2. Use bem o seu e-mail e calendário.
3. Divida suas tarefas em atividades menores (e com colegas, se possível).
4. Automatize as partes desagradáveis.
5. Organize seu espaço de trabalho.
Como organizar espaços?
• Distribua as coisas de acordo com categorias e critérios.
• Faça da organização um hábito.
• Separe um lugar específico para a bagunça durante a semana (e arrume tudo no fim de semana).
• Livre-se do que não for útil.
• Reduza suas compras.
• Pare de utilizar papel.
• Adote os métodos que forem melhores para VOCÊ.
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