Você sabe gerenciar bem o seu tempo para conseguir os resultados que você deseja? Em outras palavras, quão bem você gerencia o seu tempo? Muitas pessoas falham em fazer a gestão de tempo de forma apropriada. Isso porque, ou pecam pelo excesso de ferramentas, ou simplesmente não o fazem. Muitos erros são comuns e podem atrapalhar a sua rotina. Será que você está cometendo algum desses erros? Leia até o final para conferir e aprenda como corrigi-los!
1. Erros comuns na gestão de tempo: não definir objetivos pessoais e profissionais
Em resumo, a gestão de tempo nada mais é do que um processo de priorização e organização de tarefas que envolvem o seu planejamento e execução, voltados a um melhor aproveitamento do tempo investido nessas tarefas. Ao gerenciar positivamente o seu tempo, você adquire maior produtividade e eficiência.
Todo esse planejamento está ligado também aos seus objetivos pessoais e profissionais. Em outras palavras, uma lista de tarefas é criada a partir de objetivos profissionais, como entregar um projeto ao final do mês, por exemplo. Ou pessoais como, por exemplo, terminar o trabalho de conclusão de curso para viajar ao final do ano.
Nesse sentido, um erro muito comum ao realizar a gestão de tempo envolve a falta de definição de objetivos pessoais e profissionais. Afinal, onde você gostaria de estar daqui a seis meses? Qual cargo você espera alcançar em até 10 anos?
Quando você sabe exatamente onde quer chegar, fica mais fácil distribuir as tarefas, definir as prioridades, gerenciar melhor o tempo para então, atingir suas metas e objetivos.
Os objetivos também te ajudarão a decidir o quanto de tempo e esforço vale a pena gastar em determinada atividade. Bem como, o que é apenas distração e pode ser eliminado.
2. Desconhecer o tempo gasto em cada tarefa
O tempo gasto em cada tarefa depende muito de uma grande quantidade de fatores. Estes nem sempre são previsíveis. Mesmo assim, é possível ter uma noção do tempo que você gasta para realizar uma tarefa.
E esse é um erro muito comum, pois, ao não saber quanto tempo leva uma determinada atividade, você não consegue mensurar quantas tarefas você será capaz de realizar em um dia, sem se sobrecarregar.
Para fazer isso é muito simples, basta você cronometrar enquanto você está realizando. Assim, você terá uma noção do tempo utilizado. Você pode utilizar também a técnica Pomodoro para mensurar, gerir melhor o seu tempo e aumentar a produtividade.
A título de exemplo, se você leva entre 5 a 10 minutos para ler e responder um e-mail, você pode incluir essa tarefa nos intervalos, entre uma tarefa maior e outra. Porém, se o fluxo de e-mails é grande e você precisa de um tempo maior para ler e responder, abra um espaço em seu cronograma de atividades exclusivo para essa atividade.
Principalmente se ela for uma atividade prioritária em sua rotina. E isso nos leva ao terceiro erro muito comum na gestão de tempo.
Leia também: 3 técnicas de gestão de tempo e produtividade para melhorar sua rotina
3. Ignorar as atividades prioritárias
Um outro erro muito comum na gestão de tempo envolve o excesso de compromissos diários e, com isso, a não definição de prioridades pode ser prejudicial.
Afinal, quando você está sobrecarregado e cria listas de tarefas intermináveis, mais longe você fica de concluir as suas metas, simplesmente porque você não faz ideia de por onde deve começar.
Nem sempre é fácil estabelecer prioridades. No entanto, essa tarefa é essencial para que você consiga administrar melhor o seu tempo.
Esse erro na gestão de tempo está conectado ao anterior. Quando você não faz ideia de quanto tempo gasta para realizar uma atividade, fica muito mais difícil estabelecer prioridades.
Em contrapartida, a partir do momento que você sabe a média de tempo e energia gastos em uma atividade, você consegue definir as prioridades. Das mais urgentes e longas, para as menos urgentes e mais tranquilas. Conheça uma forma simples de organizar suas atividades prioritárias:
• Importante e urgente – faça imediatamente;
• Importante, mas não urgente – planeje;
• Não importante e urgente – delegue para outra pessoa;
• Não importante e não urgente – elimine.
O excesso de atividades e a falta de um estabelecimento de prioridades leva a uma ansiedade e ao quarto erro muito comum na gestão de tempo.
4. Erros comuns na gestão de tempo: atraso ou procrastinação
A procrastinação está presente na vida de todo mundo. Ela surge principalmente quando uma pessoa está sobrecarregada e cansada, e utiliza todo e qualquer artifício para não fazer o que precisa ser feito.
Geralmente a pessoa se distrai facilmente com o celular, com as redes sociais e até mesmo conversando com outras pessoas em horários não muito apropriados, considerando o que ela tem para entregar ou realizar. Além disso, muitas vezes, tarefas muito longas podem fazer com que a pessoa enrole.
No entanto, é preciso entender que a procrastinação não é um imprevisto, mas sim um hábito que atrapalha e atrasa completamente o seu cronograma de atividades.
Para te ajudar a não procrastinar, faça pequenas pausas de descanso que envolvam o uso de redes sociais, por exemplo. Programe as pausas, almoce sempre no mesmo horário, analise se as atividades realmente são úteis e não são repetitivas. Esses pequenos hábitos podem te ajudar a foca em suas tarefas.
5. Erros comuns na gestão de tempo: Não dominar ou ignorar as distrações
Por fim, mas não menos comum, e também relacionada ao item anterior. Uma péssima gestão de tempo está em não saber dominar as suas distrações. E para tanto, é preciso analisar e entender o que está causando distrações em sua rotina.
E-mail, telefone, redes sociais, aplicativos de jogos ou que interferem em sua produtividade, até mesmo o mau uso de aplicativos de produtividade, televisão, entre outros. Todas essas circunstâncias nos distraem e nos fazem perder a concentração, podendo até perder a noção do tempo.
Afinal, quanto tempo você passa vendo as atualizações das pessoas que você segue no Instagram, por exemplo? Imagino que você nem tenha ideia.
Dessa forma saber dominar e minimizar as distrações é fundamental para realizar uma boa gestão de tempo, evitar procrastinação e entregar as suas tarefas no prazo certo.
Uma boa forma de minimizar as distrações é delimitando um tempo máximo diário para o uso das redes sociais, por exemplo. Delimitar um tempo diário para tarefas importantes e menos urgentes também é uma excelente maneira de realizar uma gestão de tempo adequada, sem se sobrecarregar.
Se você tem dificuldades em cumprir esses limites, desligue o celular, deixe ele longe. Bloquei os sites que te distraem. Afinal, administrar as interrupções e distrações melhora na concentração, na produtividade e na eficiência das suas atividades realizadas.
Conclusão
Em conclusão, as habilidades relacionadas à gestão de tempo não são uma coisa natural para todo mundo, e tudo bem. No entanto, uma correta gestão de tempo é primordial para que você consiga garantir a produtividade diária. Bem como, potencializar os seus resultados pessoais e os resultados do seu negócio.
Portanto, faça uma análise de como você está gerenciando o seu tempo. Além disso, faça testes para entender quais ferramentas e processos funcionam melhor para você.
Por fim, que tal aprender boas práticas que vão te ajudar a produzir mais sem precisar trabalhar mais?
Por: Priscilla Gomes
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