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Publicado em: 07/02/2020

Adotar boas técnicas de gestão do tempo não significa espremer o máximo de tarefas que você puder em seu dia. Trata-se de otimizar a forma como você trabalha, executando tarefas mais simples de forma mais rápida para dedicar mais tempo àquelas mais complexas.

Abaixo, você encontrará uma lista de técnicas e ideias de como administrar o tempo. Trata-se de um conjunto de princípios, regras e habilidades recomendadas por Rebecca Burn-Callander em um artigo do jornal britânico The Telegraph.

1. Planeje seu dia

Separe meia horinha da sua manhã para planejar seu dia. Longe de ser um sacrifício, essa é uma técnica indicada por diversos experts em produtividade. Sente-se, depois de tomar seu café da manhã, busque na memória e liste as tarefas que você espera realizar no dia. Depois, ponha em ordem de prioridade. Pronto. Seu dia já não será mais como um trem desgovernado.

2. Preveja imprevistos

O telefone vai tocar, e-mails vão chegar, alguém vai chamar, e se você tentar agendar seus afazeres sem nenhum respiro entre eles, estará sempre atrasado. Resultado: você ficará desanimado para se replanejar. Por isso, fazer uma administração de tempo imbatível é antecipar pequenos espaços para as interrupções no seu planejamento.

3. Saiba dizer não

Aceite que você não pode atender cada ligação nem – atenção! – responder todos os e-mails imediatamente. Se você precisa concluir um projeto, deixe o telefone tocar e ative o modo silencioso do seu celular. Não vá cair na emboscada de reagir a cada solicitação. Se não precisa de uma resposta sua imediata, não se disponha.

4. Defina prazos

Quando uma tarefa ficar se arrastando e você já não suportar mais trabalhar nela, tente a técnica mais radical: definir um prazo. Quando você define que deve enviar X e-mails em tal horário, isso inibe distrações. É uma daquelas pressões saudáveis. Melhor ainda se você agendar os prazos no seu calendário ou gerenciador de tarefas.

5. Não perca tempo em chamadas

15 minutos antes de uma call, reveja o que você preparou e faça uma checklist dos seus objetivos. Ao encerrar, confirme se você os alcançou. Isso te deixará não só mais concentrado durante a chamada, como também mais eficiente para conseguir o que quer, o quanto antes.

6. Otimize as reuniões

Não deixe que reuniões tomem mais do seu tempo do que deveriam.

Determine uma pauta de discussão e uma duração máxima para toda reunião que você convocar. Não deixe que ela se arraste por uma decisão que não tem condições de ser tomada, nem permita que os participantes saiam à francesa. Uma pesquisa britânica aponta que, na terra da rainha, os profissionais gastam um ano de suas vidas em reuniões inúteis. No Brasil, não deve ser diferente. Não deixe de ler nossas dicas para reuniões produtivas

7. Princípio de Pareto

O princípio de Pareto – um sociólogo italiano – para administração do tempo afirma que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades. Descubra o que esses 20% significam na sua rotina. Ou seja, priorize as tarefas mais estratégicas, que causam mais impacto para sua empresa e dedique mais tempo a elas – tanto para executá-las quanto para pensar formas de aprimorá-las.

8. Delegue tarefas

Você talvez tenha dificuldade de delegar e prefira cuidar pessoalmente de cada etapa dos processos. Não se engane, pensando que está apenas supervisionando, enquanto que na verdade você está interrompendo o responsável pela tarefa a cada cinco minutos. Seja mais mão aberta, distribua responsabilidades e evite a microgestão.

9. Realize atividade parecidas em sequência

Procure executar todas as tarefas de um mesmo tipo em sequência e veja como seu tempo rende. Quando você se familiariza com um tipo de atividade pela repetição, seu raciocínio e suas mãos fluem mais naturalmente por elas. A ideia aqui é que, quanto mais experiente em determinada função ou atividade, mais produtivo você se torna.

10. Concentre-se no que realmente importa

Fuja de todas as distrações quando você precisar de foco. Nem titubeie.

Se houver uma sala, uma baia ou um cantinho aonde você possa levar seu notebook e trabalhar em paz, faça isso.

Às vezes, não adianta colocar os fones de ouvido nem pôr o celular no silencioso. Você precisa de um “retiro espiritual”. E não trapaceie no que diz respeito ao uso das redes sociais: a menos que você trabalhe com elas, use-as com moderação.
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