Bloco de nota fiscal, livro-caixa, certidões negativas de débito, reconhecimento de firma, registro em cartório. Esses são alguns dos palavrões da burocracia nacional que por muito tempo atormentaram – e ainda complicam – o dia-a-dia das empresas brasileiras. Aos poucos, entretanto, a tecnologia vem diminuindo a papelada que ampara legalmente o funcionamento das corporações. E a maioria das iniciativas, por incrível que pareça, tem partido do próprio governo. O azeite que move a máquina é simples: com tecnologia, a Receita tem conseguido aumentar a fiscalização, o cruzamento de dados e, evidentemente, reduzir a evasão fiscal. Além da declaração do Imposto de Renda, feita em sua quase totalidade por meio eletrônico, hoje é possível recolher todos os impostos sem a necessidade de guias que até poucos anos atrás eram vendidas apenas em papelarias. Praticamente todos os bancos oferecem o serviço de recolhimento de tributos em suas operações de internet banking. A Receita Federal também passou a aceitar desde abril a Nota Fiscal Eletrônica, conhecida sob a sigla NF-e. O serviço – ainda em projeto piloto com 19 empresas – está sendo implantado nos Estados de São Paulo, Bahia, Rio Grande do Sul, Santa Catarina, Goiás e Maranhão. Entre as companhias que fazem parte do programa estão Souza Cruz, Petrobras e Siemens. O objetivo é substituir, em escala nacional, a emissão de documentos fiscais em papel e permitir que o contribuinte acompanhe pelo Fisco, em tempo real, todas as operações comerciais de seus fornecedores ou clientes. “Os processos pela internet são inevitáveis”, diz Carlos Magno, diretor da True Acess, fornecedora de soluções para a área. “Só que deve levar algum tempo antes de eles chegarem ao cidadão comum.”
A operação economiza tempo e facilita o controle por parte das empresas, mas tem seu custo. Segundo Magno, os investimentos em tecnologia para tornar viável o processo variam entre US$ 300 mil e US$ 3 milhões, dependendo do porte da empresa. Esse é o custo do equipamento que garante a identidade das notas. Mas tudo sugere que o gasto vale a pena. A Ticket Serviços, por exemplo, administra cerca de três milhões de notas fiscais todos os anos e resolveu implantar tecnologia própria em 2004 para melhorar seus controles. Conseguiu, um ano e meio depois, reduzir em 40% os gastos com papel. “Deixamos de emitir duas vias das notas e melhoramos o fluxo de recebimento”, diz Gilles Coccoli, diretor da Ticket. Recursos tecnológicos como identidade digital e e-mail juridicamente certificados também têm ajudado as corporações a reduzir a papelada, cortar gastos e fechar contratos importantes pela rede. Para usá-los, entretanto, é necessário garantir sua autenticidade e eliminar riscos com relação à segurança. O site Comprova.com, por exemplo, permite, entre outras coisas, autenticar o tempo exato das transações realizadas na rede e eliminar gastos com cartas registradas. “Com a hora garantida, o usuário evita desentendimentos com fornecedores e clientes sobre datas de pagamento e recebimento de mensagens”, diz Marco Nader, fundador do Comprova. A construtora Tecnisa, por exemplo, reduziu em 65% os gastos com cartas registradas aos seus clientes. Enquanto um e-mail certificado custa no máximo R$ 3, as cartas não saem por menos de R$ 8. “Conseguimos inclusive estreitar o relacionamento com nossos clientes e agilizar o processo de contratos”, afirma Denílson Novelli, diretor da Tecnisa.
