Reembolso de despesas

Que tipo de despesas devem ser reembolsadas?

Segundo a legislação, são objeto de reembolso custos pertinentes às operações da própria empresa, como transporte, telefonemas, viagens a trabalho. Assim, não há obrigação de reembolsar fornecedores que pretendem receber por despesas que já fazem parte da operação cotidiana deles.

Qualquer recibo vale como documento?

Não. Apenas os recibos que tragam nomes completos e CPF (se for pessoa física) ou CNPJ (pessoa jurídica) podem ser lançados no balancete.

Dessa forma, a documentação tem valor legal na Receita Federal para comprovação de despesas dedutíveis no imposto de renda.

É importante que os recibos feitos a mão sejam preenchidos integralmente pelo emitente, pois a Receita pode invalidar documentos com divergência de caligrafia.

Em nome de quem deve estar a documentação?

Todos os recibos e as notas fiscais das despesas a reembolsar devem estar em nome da empresa que faz o pagamento de funcionários registrados ou fornecedores com contrato de prestação de serviços, vigente nas datas em que os gastos foram feitos.

Existe um valor máximo para reembolso?

A lei não estabelece um teto. No entanto,

a empresa pode delimitar um valor máximo para reembolso por tipo de despesa (hotel, restaurante, etc.), que deve ser informado aos funcionários.

Qual é o procedimento para reembolsar pessoas físicas e pessoas jurídicas?

O procedimento é o mesmo. Caso a empresa não tenha um formulário próprio para reembolso, deve-se solicitar ao funcionário ou à empresa que receberá o pagamento um relatório que conste o nome do projeto ao qual as despesas se referem, as datas de cada gasto e sua descrição. Todos os gastos devem ser comprovados com notas fiscais ou recibos originais, que devem ser anexados ao relatório.

A empresa tem a liberdade de decidir como pretende pagar – em espécie ou em depósito bancário.