Prepare-se para delegar

1. Prepare-se previamente. Estar preparado antes de se encontrar com seu pessoal o deixará mais confiante. Pense bastante sobre cada tarefa antes de delegá-la. Só assim conseguirá descrevê-la com detalhes, para que, antes de tudo, fique clara para você mesmo.

2. Defina claramente a tarefa a ser realizada: seja específico, peça que a pessoa para a qual está delegando repita as informações para você, a fim de assegurar-se de que ela compreendeu tudo.

3. Estabeleça claramente o prazo de execução da tarefa.

4. Defina o grau de autonomia que deve ser atribuído a quem realizará a tarefa:

• Nível um: autonomia para recomendar – Permite ao funcionário pesquisar planos de ação e propor a melhor alternativa. Atribua esse grau de autonomia quando precisar de informações antes de tomar uma decisão.

• Nível dois: autonomia para informar sobre a ação e colocá-la em prática – Possibilita ao funcionário pesquisar e escolher o melhor caminho, reportar o porquê da escolha e começar a agir. Atribua esse grau de autonomia quando quiser que possíveis planos de ação sejam previamente informados para que problemas potenciais possam ser prevenidos.

• Nível três: autonomia para agir – Confere ao funcionário autonomia plena para agir com respeito à tarefa ou ao projeto. Atribua esse grau de autonomia quando confiar nas aptidões de alguém ou a tarefa envolver riscos mínimos.

5. Determine pontos de verificação quando for se reunir com as pessoas a quem as tarefas foram delegadas para acompanhar o progresso do trabalho e, se preciso, oferecer orientação ao funcionário.

Planeje-os inicialmente com frequência e torne-os mais espaçados ao notar que a tarefa está sendo executada sem problemas.

6. Faça com o funcionário uma recapitulação completa do trabalho para discutir o que transcorreu bem, o que pode ser aprimorado e o que foi aprendido.

Os benefícios de delegar com eficácia são muitos. Veja alguns deles:

• Permite ganhar tempo.

• Possibilita focar o que é mais importante.

• Facilita ao pessoal crescer em capacidade e confiança.

• Cria oportunidade de reconhecimento.

• Proporciona um levantamento dos baixos desempenhos.

• Assegura resultados positivos.

• Permite desenvolver, treinar e orientar o pessoal.