Os países europeus mais ricos têm alta produtividade, mas sempre é possível melhorar. Por ano, profissionais empenham, em média, 23 dias de trabalho em reuniões. Desse total, 13 dias são considerados desperdiçados, segundo um levantamento de opinião feito pelo grupo hoteleiro Crowne Plaza na Alemanha, na França e no Reino Unido (o grupo oferece infraestrutura e organização para reuniões e faz pesquisas a respeito desde 2013).
os respondentes foram fiéis à realidade, a perda equivale a mais de um dia por mês. Dois terços afirmaram criar desculpas para faltar a esses encontros, um terço admitiu se dispersar ao longo da reunião, um quarto envia mensagem por celular enquanto outros falam e também um quarto já flagrou colegas cochilando. Os pesquisados acham que mais da metade das reuniões (56%) representa perda de tempo. A fim de evitar esses problemas, empresas deveriam adotar critérios mais claros na convocação de reuniões e na escolha de quem participa, sugerem os autores.
Os mais empolgados em agendar reuniões talvez queiram levar em conta o que os respondentes acreditam que piora a experiência: conversas paralelas, colegas atrasados e salas quentes ou frias demais. No sentido oposto, o que acham que elevaria a produtividade dos encontros é: fazê-los fora do ambiente convencional, aproveitar a faixa das 9h30 às 11h30 e contar com comida e bebida. As sugestões não têm base científica, mas soam razoáveis.
Para os que preferem se orientar por estudos mais sólidos, há algumas indicações já bem estabelecidas (e frequentemente ignoradas nas empresas) para que reuniões sejam proveitosas — organizar previamente um roteiro de tópicos a cobrir, convidar os participantes a contribuir com a organização desse roteiro, informar qual é o objetivo da reunião, deixar claro qual é o papel de cada pessoa no encontro e conter o número de participantes.
O psicólogo J. Richard Hackman, pesquisador na Universidade Harvard falecido em 2013, dedicou décadas ao estudo do trabalho em grupo. Concluiu que de quatro a seis pessoas era um tamanho ótimo para a maioria das reuniões, e que dez era sempre um exagero. Anos mais tarde, Jeff Bezos, fundador da Amazon, sintetizou isso de forma mais condizente com o mundo das startups: o grupo reunido deve ser do tamanho que possa se alimentar com, no máximo, duas pizzas.
