É difícil saber se você está usando seu tempo de forma eficiente.
Você provavelmente sente que está trabalhando duro – e muitas vezes se sente estressado por causa disso. Mas será que está usando o seu tempo da melhor forma possível? É essa a provocação de Dorie Clark, consultora em estratégia de marketing, em artigo à Harvard Business Review.
Ela conta que começou, em fevereiro, a acompanhar exatamente como gastava seu tempo — fazendo anotações de meia em meia hora. Não usou nenhum programa ou aplicativo específico para isso, apenas escrevia tudo o que fazia em uma planilha. O difícil, segundo ela, era se lembrar de fazer as anotações.
O que Dorie descobriu depois de um mês a surpreendeu e foi extremamente útil. Ela listou quatro lições que aprendeu sobre o uso do tempo nesse período.
1. A forma certa de ser multitarefa
Todo mundo já ouviu falar sobre o perigo de tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo e como isso nos impede de ser eficazes. Dorie concorda que isso é verdade, mas apenas para algumas atividades. Segundo ela, é possível ouvir podcasts ou audiolivros enquanto você se exercita ou cozinha.
Se costuma fazer refeições sozinho, outra opção é ler enquanto come. “Com dados de um mês inteiro, fiquei impressionada em descobrir que leio em média duas horas por dia, e que ouço 1h30 de conteúdo em áudio”, diz.
2. Os benefícios de combinar os contatos pessoais e profissionais
Muitas pessoas acreditam que é melhor não misturar amigos e negócios, e buscam uma separação entre a vida pessoal e a profissional. É importante impor alguns limites para encontrar um equilíbrio, mas às vezes os amigos mais interessantes são aqueles com quem se pode compartilhar tanto assuntos pessoais quanto relacionados ao trabalho. Isso, diz ela, ajuda a “multiplicar” as horas que se tem em um dia.
Afinal, se um encontro com um amigo, ainda que relacionado a trabalho, for prazeroso o suficiente, poderá ser categorizado tanto como tempo pessoal quanto como atividade profissional.
“Eu descobri que passo 19,3 horas por semana com amigos e 17 horas fazendo networking. A sobreposição não é perfeita, mas fica próxima disso, e as relações que formei me ajudam no meu sucesso profissional”, diz.
3. Certos momentos do dia tendem a ser menos produtivos
Dorie Clark diz que não gasta muito tempo em redes sociais. No mês de fevereiro, ela passou apenas 2h30 navegando sem objetivo por elas. “Não é muito, e eu não acho que nós precisamos otimizar cada minuto. Mas eu preferiria ter escolhido uma forma melhor de gastar o meu tempo”.
Olhando suas anotações, Dorie percebeu que quase todas as vezes em que ficou “presa” às redes sociais isso ocorreu entre às 22h e 23h. “Notei que sou mais suscetível a distrações nessa hora, quando já encerrei as demandas do dia, mas ainda não estou cansada o suficiente para dormir”.
Descobrir esses padrões pode te ajudar a ficar mais atento e a não gastar o tempo de uma forma que você não gostaria.
4. Algumas tarefas têm peso psicológico desproporcional
Antes de começar a acompanhar o uso de seu tempo, Dorie diz que se sentia tragada pelos e-mails, que estariam acabando com sua produtividade. Mas a realidade foi bem diferente. Ela passou, em média, 1h21 por dia respondendo e-mails — o que não é insignificante, mas também não é exaustivo.
E não é nem de longe a tarefa que mais ocupa seu tempo — ela gasta muito mais com o atendimento de clientes (sua prioridade), e até mesmo lendo.
Mas mesmo sabendo disso, responder e-mails ainda é uma tarefa que a incomoda.
“Não é tanto a frequência de checar os e-mails que me estressa. A ansiedade vem do sentimento de que as pessoas estão esperando minha resposta e de que eu estou sempre atrasada em minha lista de coisas a fazer”, diz. A experiência de anotar o uso de seu tempo, contudo, a ajudou a colocar as coisas em perspectiva.
