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Por que alguns e-mails que não são spams podem ficar retidos?

Porque provavelmente continham termos considerados suspeitos pelo sistema, como “clique aqui”, “ perder peso” ou outra expressões para despertar a curiosidade. Pontuação no campo do assunto do destinatário com muitos endereços também atrapalham. Cada sistema de antispam pode ter os próprios critérios, que vetam mensagens a partir de determinada combinação de itens considerados suspeitos.

Como barrar apenas o necessário?

A maioria das pequenas e médias empresas contrata provedores que oferecem pacotes antispams pré-configurados. Mas é possível adaptar as regras já estabelecidas para incluir outros filtros ou liberar um determinado tipo de mensagem que o sistema não deixaria passar.

É possível que os e-mails suspeitos sejam bloqueados e não cheguem à caixa de spams do correio eletrônico?

Isso acontece apenas se o sistema for configurado dessa forma. Na maioria das pequenas e médias empresas, a exclusão não é automática. Nesse caso, os e-mails retidos vão para uma pasta específica, à qual o funcionário costuma ter acesso. Se ele encontrar ali um e-mail legítimo, deve defini-lo como permitido para que as próximas mensagens daquele remetente sejam recebidas normalmente.

Cada funcionário pode ter o próprio controle ou as regras têm de valer para a empresa?

Há programas disponíveis na internet que permitem um controle direto na máquina do usuário. Mas só isso pode ser inseguro. Uma opção é ter um antispam no provedor ou no servidor, com regras para a empresa toda, e também um softwer na máquina de cada funcionário.

Por que os e-mails de um mesmo remetente nem sempre chegam?

Uma possibilidade é o filtro antispam ter identificado itens suspeitos no conteúdo e bloquear toda a correspondência daquele remetente por um período determinado. Nem sempre os especialistas conseguem identificar rapidamente a verdadeira origem. Enquanto não se encontra a causa situação não se normaliza, pode ser mais prático utilizar uma conta de e-mail gratuito fora do provedor da empresa, para receber temporariamente as mensagens daquele emissor.