Informações que o empresário não pode dispensar

Na época em que estamos, de globalização, do conhecimento, da informação, a “inteligência de negócios” ou “business intelligence” é fundamental para a sobrevivência no mercado competitivo, e não se admite ao empresário ou gestor não estar atualizado com as várias ferramentas de gestão.

O primeiro passo antes de abrir seu negócio ou mesmo agora caso não tenha feito, é conhecer seu mercado, ou mapear o mercado, isto envolve várias etapas; levantar seus consumidores ou público alvo, faixa etária, classe social, localização, concorrentes, preços praticados, sazonalidade de consumo, produtos similares ou alternativos que poderiam atrapalhar seu negócio e transformar-se em oportunidades futuras, as ameaças e as oportunidades que o mercado oferece.

O segundo passo é fazer um Plano de Negócios, isso mesmo colocar no papel todas as informações necessárias para saber a viabilidade do negócio, qual a sua participação no mercado, a rentabilidade dos produtos, como irá fabricar, como irá vender, quais os pontos fracos e fortes da concorrência e como usa-las à se favor.

Terceiro passo é verificar o preço ideal para os produtos, comparando com o preço de mercado, pois é este que comanda, e se o cálculo do preço contém todos os componentes, tais como matérias primas, embalagem, impostos, despesas, lucro desejado, e se este preço será competitivo.

Para administrar sua empresa ou negócio já em operação, também terá que ter o mínimo de informações ou relatórios para se manter atualizado e tomar decisões mais corretas possíveis.

A previsão de vendas é a base de tudo, é aí que você irá verificar a sua participação no mercado, o volume de suas operações, o investimento necessário ou se sua área produtiva é capaz de produzir o que foi previsto ou terá que terceirizar a fabricação ou investir em ampliação.

Ainda dentro da área comercial, terá que manter um controle de vendas por clientes, por região e por produto, para conhecer a participação dos clientes em suas vendas, sua lucratividade, como também não concentrar as vendas em poucos clientes, pois caso um ou dois deixem de comprar, você terá sérios problemas financeiros.

A lucratividade final de cada produto, após abater todos os custos e despesas e também o imposto de renda, deverá ser analisada mensalmente e comparativamente com os meses anteriores, para verificar quais foram as política de preços e descontos praticados.

Com a previsão de vendas em mãos a área de produção ou planejamento e controle da produção (PCP), poderá avaliar seus estoques e acionar a área de compras.

A má administração dos estoques, tem levado muitas empresas a dificuldades financeiras por falta de informações e planejamento, tanto dos estoques de matérias primas, de embalagens, semi acabados ou em elaboração, como o produto acabado final, pronto para venda.

Ainda tem-se a idéia errônea que estoque não é dinheiro, compra-se em excesso, tira-se dinheiro de aplicações financeiras para ficar parado em estoques que só serão utilizados sabe-se lá quando, ou produz-se demais porque a empresa tem muito estoque e o produto fica parado só para os empregados da produção não ficarem ociosos; idéia totalmente errada.

Em alguma empresas os produtos acabados ou mesmo as matérias primas chegam a ficar parados nos estoques até 23 meses, é uma falta de controle total, é dinheiro parado, e quando chega um pedido com especificações diferentes, você terá que comprar novas matérias primas ou retrabalhar os produtos, é aí que o dinheiro vai para o ralo.

Quanto a área financeira ou controladoria, dependendo do tamanho e da cultura da empresa, cabe a responsabilidade de levantar e analisar com relatórios práticos e objetivos estas deficiências, para que pare de compras por determinado tempo e ou determinados produtos ou matérias primas, devido ao excesso de estoques.

A área financeira terá que ter no mínimo um fluxo de caixa, com os saldos bancários, as previsões de entradas de dinheiro, como também a previsão das saídas ou desembolsos, tais como, fornecedores, salários, encargos, impostos, e outras.

Cabe também à área financeira, baseado na previsão de vendas, montar um “Orçamento Empresarial” ou uma “Previsão Orçamentária” como se fosse um “Demonstrativo de Resultado do Exercício” um “DRE” ou um “Lucros e Perdas”como alguns preverem, e manter a diretoria ou o gestor principal informado sobre alguns índices básicos de liquidez financeira, índices econômicos, operacionais e de lucratividade.

Caso você empresário ou gestor não tenha ainda estas informações mínimas, seu negócio estará em alto risco, e poderá ser engolido pela concorrência ou ter sérios problemas financeiros.