A etiqueta digital dos e-mails

A boa etiqueta reza que, para cada mensagem recebida, uma resposta deve ser enviada. Mas a boa etiqueta falha, principalmente no reino dos e-mails. Enviar uma mensagem eletrônica nem sempre é garantia absoluta de retorno de uma resposta. Pelo contrário.

No mundo corporativo, há quem espere por um e-mail que não chega nunca e que é capaz de comprometer todo o trabalho de uma equipe inteira. Geralmente, um simples telefonema resolveria a situação, mas a confiança na ferramenta computadorizada parece se expandir mais que o hábito de levantar o telefone do gancho.

De acordo com a consultora da empresa de tecnologia Idort, a especialista em comunicação empresarial, Vivien Chivalski, o uso do e-mail realmente está substituindo outras formas de comunicação nas empresas, entre elas, o telefone. É esse “mau uso que a torna tão complexa”, diz. Utilizado para dar agilidade aos contatos, há muitos casos em que ele atrapalha mais do que ajuda.

“A ferramenta se popularizou porque, com ela, podemos evitar confrontos diretos e passar responsabilidades para terceiros sem precisar delegar, apenas empurrando tarefas, por exemplo”, conta a especialista.

Geralmente, o hábito de discutir, conversar com os envolvidos e negociar, fica em segundo plano, sendo o diálogo substituído pelo envio do e-mail e pela conseqüente espera por uma resposta. Aliado a este, somam-se outros problemas de comunicação, sendo a impossibilidade de descobrir o “tom” usado pelos interlocutores o principal deles. Assim, um texto normal pode soar como uma bronca por quem o lê e criar mal-entendidos.

Para Dryzun, uma grande mudança começa a acontecer no mundo dos e-mails. Seu uso se popularizou tanto que as pessoas passaram a receber uma quantidade muito grande de mensagens eletrônicas.

Se antes havia tempo útil para responder a todas elas, hoje, a administração da caixa postal se tornou mais difícil. “Em razão disso, vejo pessoas que já começam a utilizar outras ferramentas de comunicação, como os comunicadores instantâneos, como o MSN e Skype”, cita. A grande diferença entre os dois últimos mecanismos e o e-mail é a do caráter instantâneo: assim como falar ao telefone, estes softwares mensageiros possibilitam a conversa em tempo real.